Er is geen vast getal dat voor elke metalen promotieartikel geldt. De minimale afname hangt af van het product, het ontwerp en de manier waarop het wordt gemaakt. Voor een eenvoudig artikel met een bestaand model kan een kleine oplage mogelijk zijn, terwijl een volledig nieuw ontwerp met eigen matrijs of graveerwerk al snel om meer stuks vraagt om de voorbereiding te rechtvaardigen. Wie een concreet aantal wil, kan dat dus het beste per product bespreken in plaats van uit te gaan van één algemene grens.
De reden dat fabrieken vaak een minimum hanteren, zit vooral in de voorbereiding. Bij metaalwerk op maat moeten matrijzen, mallen of graveerbestanden worden gemaakt en moet de machine worden ingesteld. Die kosten zijn in principe hetzelfde of u nu tien of duizend stuks laat maken. Bij een kleine oplage drukt die voorbereiding zwaar op de prijs per stuk; bij een grotere oplage wordt het aandeel per artikel kleiner. Dat is geen verkooptruc, maar een direct gevolg van hoe metaalbewerking werkt. Ook het instellen van een galvanische of laklaag, het controleren van de eerste stukken en het verpakken kosten tijd die niet evenredig met het aantal meegroeit.
Toch betekent een hogere prijs per stuk niet automatisch dat een kleine oplage onverstandig is. Als u een nieuw ontwerp wilt testen, een beperkte groep wilt bedienen of eerst wilt zien hoe een artikel in het echt overkomt, kan een kleine serie juist verstandig zijn. U betaalt dan meer per stuk, maar u neemt minder voorraadrisico en u kunt het ontwerp nog bijstellen voordat u groter bestelt. De afweging is dus niet alleen "zo weinig mogelijk", maar "welk aantal past bij dit doel".
Bij kleine oplagen wordt het ontwerp ook belangrijker. Fijne details, kleine letters en dunne lijnen zijn lastiger consistent te houden dan een duidelijker vorm. Een reliëf met lichte diepte, zoals bij een koelkastmagneet van zinklegering, laat zich goed beoordelen op een eerste stuk, maar dat eerste stuk zegt nog niet alles over een hele serie. Wie met een klein aantal start, doet er goed aan het ontwerp zo te kiezen dat de belangrijkste kenmerken ook bij lagere aantallen goed zichtbaar blijven.
Wat u zelf kunt bepalen, is het aantal dat u echt nodig hebt. Denk aan de ontvangers, de reserve-exemplaren voor beschadiging of uitgifte op een later moment, en de vraag of u later nog wilt bijbestellen. Bij metaal op maat is bijbestellen vaak niet identiek aan de eerste serie, omdat matrijzen en instellingen opnieuw aandacht vragen. Een iets ruimer eerste aantal kan dan praktischer zijn dan een tweede kleine bestelling later. Dat is een afweging die u met de fabriek kunt maken op basis van uw planning, niet een vast advies.
Een praktische manier om tot een minimum te komen, is eerst het product en de afwerking te kiezen en daarna het aantal. Een marathonmedaille van zinklegering met reliëf en tweekleurige galvanisatie vraagt ander voorbereidend werk dan een vlakke magneet. Het heeft weinig zin om een getal te noemen voordat duidelijk is welk artikel, welke afwerking en welke personalisatie u wilt. Vraag dus niet alleen "wat is uw minimum", maar leg uit waarvoor u het nodig hebt en hoeveel u verwacht af te nemen. Dan kan de fabriek aangeven welk aantal realistisch is en waar de kosten vooral zitten.
Kort gezegd: er is geen universeel minimum, en een klein aantal is mogelijk maar meestal duurder per stuk door de vaste voorbereiding. Bepaal eerst uw doel en ontwerp, vraag dan een concreet aantal aan voor dat specifieke artikel, en houd rekening met reserve en een eventuele latere bijbestelling. Zo voorkomt u dat u te weinig bestelt en later met een duurdere tweede serie zit.